CIRCOLARE N. 03/2016

OGGETTO:  MONITORIAGGIO DELLA POSTA ELETTRONICA

CERTIFICATA (PEC)

Il Ministero dello Sviluppo Economico (MISE) è intervenuto in materia di posta elettronica certificata fornendo alcuni chiarimenti. In particolare è stata ribadita la necessità che ogni impresa sia in possesso di una casella di posta elettronica certificata (PEC) esclusiva e sempre attiva, confermando in questo modo il divieto di utilizzo dello stesso indirizzo PEC per più imprese.

Al riguardo cogliamo l’occasione per rammentare:

• l’obbligatorietà per tutte le imprese costituite in forma societaria, i professionisti e le imprese individuali di munirsi di una casella di posta elettronica certificata, ovvero di un sistema di posta elettronica che consenta di inviare/ricevere messaggi di testo e allegati con il medesimo valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento;
• di procedere all’iscrizione del relativo indirizzo presso il Registro delle Imprese;
• di mantenere tale casella di posta sempre attiva, procedendo al rinnovo del servizio in prossimità della scadenza.

Con particolare riferimento all’iscrizione presso il registro delle imprese il MISE, ha specificato che, essa è considerata legittima solo nel caso in cui l’indirizzo sia nella titolarità esclusiva dell’impresa che ne richiede l’iscrizione, ciò al fine di “garantire la validità delle comunicazioni e delle notificazioni effettuate con modalità telematiche”.

A tale scopo l’ufficio del Registro delle Imprese prima di procedere all’iscrizione dell’indirizzo comunicato, verifica, pena il rigetto della domanda di iscrizione:

1. che l’indirizzo comunicato non risulti già assegnato ad un’altra impresa;
2. che la casella, di esclusiva titolarità dell’impresa, sia attiva.

Anche successivamente all’avvenuta iscrizione, l’ufficio del Registro delle Imprese controlla con periodicità almeno bimestrale, che la casella risulti ancora attiva e che il medesimo indirizzo non sia stato iscritto a valere su due o più imprese, ovvero che l’indirizzo della casella sia “univocamente ed esclusivamente riconducibile alla posizione di un’unica impresa”.

Cogliamo, infine, l’occasione per ribadire l’importanza di monitorare frequentemente la propria casella di posta elettronica certificata, accedendo alla stessa per la verifica della corrispondenza ricevuta, poiché le comunicazioni tramite PEC hanno il medesimo valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, rappresentano uno strumento di comunicazione con la PA e costituiscono un importante strumento di notifica (da parte, in particolare, degli Uffici Finanziari, Enti previdenziali e assistenziali, Equitalia, Camera di Commercio, Tribunale etc..).

Lo studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti o approfondimenti sull’argomento trattato.

Merate, 13 gennaio 2016

Maurizio dott. Dal Mas