CIRCOLARE N. 40/2015

Oggetto: LE MODALITÀ DI EMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA ALLA P.A.

La trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni Pubbliche deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie” nonché alla “gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”.

Gestore del Sistema d’Interscambio è l’Agenzia delle Entrate che, periodicamente, relaziona al Ministero dell‘Economia e delle Finanze sull'andamento e l'evoluzione del sistema. Tutta la documentazione tecnica sulla fattura elettronica, le modalità di trasmissione e i servizi di supporto e assistenza, sono disponibili su www.fatturapa.gov.it, un sito dedicato esclusivamente alla fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni.

I soggetti interessati

Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono:

• gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi verso le P.A., obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva delle fatture;

• le Pubbliche Amministrazioni, che hanno effettuato una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica, in primis l’inserimento dei dati anagrafici di fatturazione sul portale IPA (www.indicePA.gov.it); 

• gli intermediari (banche, poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti, imprese ICT), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge. Possono servirsi degli intermediari anche le P.A. per la ricezione del flusso elettronico dei dati e per l’archiviazione sostitutiva.

  Il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha recentemente individuato l’elenco delle Pubbliche Amministrazioni obbligate a ricevere la fattura dai propri fornitori in formato elettronico per il tramite del Sistema di Interscambio (Circolare n.1/DF del 9 marzo 2015). Gli enti pubblici interessati sono individuati normativamente:

• all’art.1 co.2 D.Lgs. n.165/01;

• all’art.1 co.2 L. n.196/09;

• all’art.1 co.209 L. n.244/07.

   

Le regole per la generazione della fattura elettronica

La fattura elettronica è un file XML (eXtensibleMarkupLanguage) elaborato secondo il formato e il tracciato definito dal Sistema di Interscambio. L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma digitale di chi emette la fattura. Il file XML può contenere una fattura singola (un solo corpo fattura) oppure un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione).

II formato XML della fattura elettronica prevede l’inserimento da parte del soggetto che predispone la fattura (che può essere il fornitore oppure un terzo come per esempio il commercialista) del Codice Univoco dell’Ufficio (conosciuto anche come codice IPA), in grado di individuare univocamente l’ufficio preposto a ricevere la fattura elettronica.

Se il fornitore non ha ricevuto comunicazione scritta da parte della Pubblica Amministrazione riportante il codice univoco I.P.A. (oltre all’indicazione dei rispettivi codici CIG e CUP, se richiesti nell’emissione del documento fattura), il codice può essere reperito sul sito dell’Indice della Pubblica Amministrazione secondo i seguenti passaggi:

• tramite la funzione <ricerca avanzata> si seleziona la P.A. di interesse;

• si clicca sull’icona che riproduce il simbolo dell’euro;

• si accede nell’area in cui viene riportato il <Codice Univoco ufficio>.

   

  Ad esempio in fase di ricerca del Comune di Mantova bisogna conoscere il Nome ufficio di riferimento, in quanto a ciascun ufficio è associato un Codice Univoco diverso:

   

    

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  Comune di Mantova

  Fatturazione elettronica

   

Le regole per l’invio della fattura elettronica

La fattura elettronica richiede l’apposizione, su ciascuna fattura o sul lotto di fatture, della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente che attesta la data, l'autenticità della provenienza della fattura e l'integrità del suo contenuto e del riferimento temporale. Il file XML preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso cinque diversi canali di trasmissione:

Una volta che la fattura elettronica è stata inviata, la procedura di gestione delle ricevute e delle notifiche da parte del Sistema di Interscambio prevede la seguenti fasi:

1. il SdI, ricevuto correttamente il file, assegna un identificativo proprio ed effettua le verifiche previste;

2. in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una notifica di scarto al Fornitore;

3. nel caso di esito positivo dei controlli il SdI trasmette la fattura elettronica all’Amministrazione destinataria e unitamente a questa il SdI trasmette anche una notifica di metadati del file fattura tramite la quale sono comunicate le informazioni utili all’elaborazione e alla comunicazione da parte del ricevente;

4. nel caso di buon esito della trasmissione, il SdI invia al Fornitore una ricevuta di consegna della fattura elettronica;

5. nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, la trasmissione al destinatario non fosse possibile entro i termini previsti, il SdI invia al Fornitore una notifica di mancata consegna; resta a carico del SdI l’onere di contattare il destinatario affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione, e, a problema risolto, di procedere con l’invio; se, trascorsi 10 giorni dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna, il SdI non è riuscito a recapitare la fattura elettronica al destinatario, inoltra al Fornitore una definitiva attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito;

6. per ogni fattura elettronica recapitata all’Amministrazione, il SdI permette all’Amministrazione, entro il termine di 15 giorni dalla prima comunicazione inviata al Fornitore, più precisamente dalla data riportata nella ricevuta di consegna o dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna, di inviare una notifica di accettazione/rifiuto della fattura e, nel caso, provvede a inoltrarla al Fornitore a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della trasmissione della fattura elettronica;

7. a seguito della corretta trasmissione di una fattura elettronica, al fine di fornire tempestiva comunicazione al Fornitore dell'accettazione o del disconoscimento del documento contabile in modo da consentire gli adempimenti previsti dalla normativa Iva in merito alla registrazione delle fatture emesse, il Sistema di Interscambio ha fissato un termine (attualmente 15 giorni) decorso il quale lo stesso SDI inoltra notifica di decorrenza dei termini sia al fornitore sia al soggetto che ha ricevuto la fattura (Amministrazione). La fattura ha terminato il suo “ciclo di vita” nell’ambito della gestione del Sistema di Interscambio e può essere definitivamente registrata ai fini Iva tra le fatture emesse.

     

    

Il significato delle ricevute inviate dal Sistema di Interscambio

La fattura elettronica si considera trasmessa e ricevuta dalle amministrazioni solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del SdI. La ricevuta di consegna attesta sia l’emissione della fattura elettronica, sia l’avvenuta ricezione da parte della Pubblica Amministrazione committente. Tuttavia, le due fasi (emissione della fattura da parte del Fornitore e la ricezione della stessa da parte della P.A.) vengono effettuate in due momenti distinti.

La notifica di mancata consegna viene spedita al Fornitore se l’inoltro all’Amministrazione committente ha avuto esito negativo, e viene recapitata:

• entro 48 ore se il canale di comunicazione tra SdI e Pubblica Amministrazione è costituito dalla posta elettronica certificata (PEC);

• entro 24 ore negli altri casi.

  Tale notifica di mancata consegna è sufficiente a provare la trasmissione (e la conseguente ricezione) della fattura da parte del SdI. Anche in tale caso la fattura può darsi per emessa. Sarà poi il SdI a farsi carico di contattare il destinatario della fattura affinché provveda alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione. Se l’inoltro ha avuto esito negativo “per cause tecniche” il SdI rilascia al Fornitore una notifica di mancata consegna. Se, trascorsi 10 giorni dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna, il SdI non è riuscito a recapitare la fattura elettronica al destinatario, invia al Fornitore trasmittente una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”.

Il Fornitore in possesso di una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”, può trasmettere la fattura direttamente all'amministrazione competente, ad esempio trasmettendo per posta elettronica l'attestato (che contiene anche la fattura stessa). Con questo invio l’Amministrazione è messa a conoscenza del fatto che la fattura elettronica è stata correttamente inviata al SdI, può prendere visione della fattura in esso contenuta e la fattura può pertanto ritenersi ricevuta dall’Amministrazione committente.

Cordiali saluti.

Merate, 20 maggio 2015

Firma

Maurizio dott. Dal Mas